Comment optimiser sa charge de travail pour se sentir bien dans son job ?

« Faire face à une forte charge de travail »

Dans des contextes professionnels toujours plus exigeants, tout est urgent et donc prioritaire.

Avec le développement des technologies et la démultiplication des moyens de communication, nous évoluons dans des environnements submergés d’informations, d’interruptions et d’urgences.

Les collaborateurs sont ainsi poussés dans un fonctionnement réactif en permanence.

Malheureusement, cette hyper-sollicitation et cette multiplication des tâches à gérer génèrent un stress important, ressenti même après le travail. Cette charge mentale se répercute bien souvent sur la vie privée et familiale.

Gérer une forte charge de travail, voire même des situations de « surcharge », est le quotidien de nombreux collaborateurs.

Semaines et horaires à rallonge, réunions sans fin, dossiers qui s’empilent sans pouvoir les traiter, centaines de mails non-lus, temps professionnel qui vient empiéter sur le temps personnel… La surcharge de travail est néfaste pour la santé mentale des salariés mais aussi la performance des entreprises.

On parlera de situation de « surcharge » lorsque la charge de travail est supérieure au temps imparti pour la réaliser. Cette inadéquation entre charge de travail et temps professionnel est génératrice de stress négatif.

Avoir l’impression d’être toujours pris dans les urgences et de passer son temps à réagir aux demandes extérieures, avoir trop de choses à faire et tout simplement pas assez de temps pour tout faire, peut donner l’impression de toujours courir après le temps et de ne jamais pouvoir faire ce qu’on voudrait faire.

Avoir l’impression de subir ainsi ses journées crée un sentiment de mal-être et de frustration.

Gérer la charge de travail sans tout prendre à sa charge

Dans ce contexte, comment gérer les demandes de clients, de collègues, de collaborateurs, ou de notre hiérarchie sans tout prendre à sa charge ?

« L’homme doit être maître du temps, pas son esclave » (Golda MEIR)

Les collaborateurs doivent trouver un juste équilibre entre l’empathie à montrer aux interlocuteurs qui les sollicitent, et savoir dire non à certaines demandes ou en reporter certaines à une échéance ultérieure.

Ils doivent également soigner la manière d’annoncer des délais à leurs interlocuteurs, pour trouver un équilibre entre rigueur et convivialité.

Organiser ses journées de travail en fonction de sa courbe d’efficacité personnelle ou organiser et prioriser efficacement sa liste de tâches au cours de la journée seront essentiels à l’efficacité du travail effectué, mais également au bien-être de chacun.

Garder un équilibre entre vie privée et vie professionnelle est essentiel.

Hiérarchiser les priorités, et optimiser son efficacité professionnelle, tout en sachant gérer les imprévus, tels sont les enjeux quotidiens. Savoir gérer son temps tout en restant réactif aux urgences et aux imprévus…

Il faut aussi tenir compte du contexte de télétravail. Travailler à distance présente de nombreux avantages, mais nécessite aussi une très bonne organisation du travail et de la gestion du temps.

Il est clé de trouver le juste équilibre entre une organisation rigoureuse de la charge de travail et de l’activité d’une part, et de la flexibilité dans la gestion des tâches d’autre part, afin d’optimiser son temps et faire les bons choix de priorités.

« Le temps est le capital le plus rare, et si on ne sait pas le gérer, alors on ne peut rien gérer d’autre. » (Peter DRUCKER)

Comment concilier efficacité professionnelle des collaborateurs et bien-être au travail ?

Il est important que chaque collaborateur se sente bien dans l’entreprise, et puisse gérer sa charge de travail avec davantage de confort.

Les enjeux pour les entreprises, dans ce contexte de forte charge de travail de leurs collaborateurs, sont de les aider à :

  • Apporter davantage de sérénité dans leur gestion du temps et des priorités
  • Mieux gérer les frustrations liées à la gestion de la charge de travail
  • Améliorer son efficacité professionnelle pour limiter les sources de pertes de temps
  • Gérer son stress lié à la gestion du temps
  • Prendre du recul sur son organisation personnelle
  • Limiter les tâches chronophages et éviter la procrastination
  • Développer la satisfaction personnelle de chacun sur le travail effectif accompli
  • Modifier certaines perceptions ancrées dans les habitudes
  • Optimiser l’efficacité de son temps de travail plutôt que de faire des heures

Formation gestion du temps : reprendre la maîtrise du temps avec des réflexes, outils et méthodes

Pour reprendre la maîtrise du temps, et concilier efficacité et bien-être, il va être clé, pour chaque collaborateur, de s’approprier concrètement des réflexes-clés, ainsi que des méthodes et outils pour optimiser sa gestion du temps et des priorités :

  • Auto-évaluer notre charge de travail et intégrer les leviers pour agir sur une situation de surcharge
  • Agir sur les sources de pertes de temps
  • Planifier efficacement nos activités pour réduire le stress et être plus efficace
  • Organiser et faire vivre sa “To Do List”
  • Gérer les sollicitations et les demandes en conciliant rigueur et convivialité
  • Arbitrer entre l’urgent et l’important
  • Inciter nos interlocuteurs à respecter les délais et échéances d’avancée
  • Savoir « dire non » à certaines demandes
  • Agir sur certains « perturbateurs » et des comportements contre-productifs ou chronophages
  • Identifier les priorités et les gérer avec efficacité
  • Réagir à une surcharge imprévue facteur de stress
  • Traiter efficacement les informations et notamment les e-mails

Afin d’échanger sur votre besoin ou vos problématiques, je vous invite à me contacter. Je serai ravi de pouvoir en discuter de vive voix avec vous, et qu’on puisse réfléchir ensemble à la meilleure manière de vous accompagner dans le cadre d’une formation gestion du temps.

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